Uma comemoração de grande porte requer a contratação de uma assessoria para festas, justamente pelo fato de que as profissionais conhecem os melhores fornecedores e prestadores de serviços da cidade. Quem oferece uma recepção esporadicamente, conta com um orçamento bacana, não deve se preocupar e contratar uma empresa especializada em organização de eventos. Além do mais, eles são super atentos e indicam o que realmente é tendência no momento.
A assessoria para festas, é sinônimo de requinte, já que as assessoras costumam visitar feiras, lojas e sempre buscam informações relevantes sobre festas. Normalmente, a contratação é feita por quem está preparando um casamento, bodas, feiras, premiações, 15 anos, baile de gala, etc. Muitas pessoas acreditam que uma assessoria tornará a ocasião mais dispendiosa, entretanto não é verdade, já que grande parte consegue descontos bastante atraentes. O melhor será começar pensar na celebração um ano antes, assim tudo ficará tranquilo durante o processo de organização.
Para que tudo dê absolutamente certo todos precisam ser participativos, ou seja, caso se trate de um enlace matrimonial, o noivo também deve comparecer as visitas, degustações e ainda dividir os afazeres com sua futura mulher. Em determinado momento durante os preparativos, a assessora funcionará como uma espécie de psicóloga, orientando sobre o que é melhor, mais adequado e ainda informando que é muito comum que aborrecimentos aconteçam nesse período.
E quais são esses itens?
Antes do casamento:
Identificar o perfil do cliente e planejar o evento/ cerimônia.
Promover as parcerias entre os diversos segmentos envolvidos no casamento.
Orientar sobre a documentação para o casamento civil e religioso, fornecendo todas as informações necessárias, tais como data para entrega de documentos ao cartório e transferência de paróquia.
Elaborar cronograma geral das atividades pré e pós casamento.
Levantar custos com fornecedores dos serviços necessários.
Sugerir fornecedores, justificando o motivo com clareza (relação custo/ benefício).
Detalhar os orçamentos aprovados por serviço e as etapas em planilhas, bem como as formas de pagamento.
Planejar reuniões e visitas aos fornecedores com o cliente.
Analisar o layout do evento/ cerimônia.
Providenciar cronograma de montagem e desmontagem do evento acordado com os fornecedores e distribuí-lo a todos com antecedência.
Organizar a lista de convidados e endereços com a finalidade de envio para calígrafa, produzir protocolos de entrega ou endereçamentos para o correio, e emitir lista final de convidados e de agradecimentos.
Realizar RSVP e follow up de convidados.
Elaborar os roteiros das cerimônias civil, religiosa e da festa, e assessorar no cerimonial e no receptivo.
Realizar reuniões prévias com todos os fornecedores, esclarecendo todos os detalhes e definindo responsabilidades.
Gerenciar todos os envolvidos dos diversos prestadores de serviço e fornecedores, deixando claro os limites de suas responsabilidades na montagem e desmontagem.
Durante o evento:
Conferir, na entrada e na saída, bebidas, doces e quaisquer demais itens entregues cobrados por unidade.
Controlar o acesso e recepção (manobristas, convidados em grupos).
Organizar os presentes entregues no dia e a lista de agradecimentos.
Supervisionar de forma geral o evento.
Definir montagem e desmontagem, esclarecendo aos clientes quem são os responsáveis por esse trabalho.
Pós evento:
Preparar um relatório final dos custos do evento.
