Evento: Da Proposta ao Planejamento

Evento – Conceito e Caracterização

Falar em eventos sugere ao leigo, num primeiro momento, simplesmente algo festivo, encontros comemorativos e realizações de sucesso. Entretanto, no momento exato em que as mudanças na economia do mercado exigem novo modelo de empresa de comunicação, surge hoje um instrumento estratégico que trabalha totalmente integrado ao marketing de seus clientes e está comprometido com os resultados da empresa – o evento. Atividade esta que desponta como solução, nas mãos de profissionais criativos e competentes.
Muito se tem falado sobre eventos, buscando esclarecer e justificar essa exemplar que acompanha o indivíduo no decorrer de sua vida, fazendo­ atividade o às vezes de público, consumidor e mesmo organizador. Há várias definições de evento, como as seguintes:

• conjunto de ações profissionais desenvolvidas com o objetivo de atingir resulta­ dos qualificados e quantificados junto ao público-alvo;
• conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público-alvo através do lançamento de produtos, da apresentação de pessoas, empresas ou entidades, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar sua imagem;
• realização de ato comemorativo, com ou sem finalidade mercadológica, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo;
• ação profissional através de pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir o seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados.

Na verdade, pode-se afirmar que evento é a soma de ações previamente p/anejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos junto ao seu púb/ico­ alvo. Planejadas, porque o evento se realiza levando-se em consideração um fato ou acontecimento, as estratégias mercadológicas de acordo com os interesses e expectativas de um cliente ou promotor, e os objetivos a serem alcançados junto a determinado público. O evento, pelo próprio significado da palavra, é todo fato ou acontecimento, espontâneo ou organizado, que ocorre na sociedade; e do ponto de Vista do profissional, pressupõe planejamento e organização. Esta proposta envolve a preocupação do organizador profissional de eventos em atender a todos os itens acima enunciados.
O evento, quando nas mãos do organizador profissional, passa a representar u.ma pequena empresa, dentro da empresa, com vida própria: arquivos, controles, sistema de operação e atendimento, justificando seu próprio planejamento, organi­ zação, direção e coordenação das tarefas. Assim, serão formadas várias células, tantas quantas forem o número de eventos propostos, e a empresa “mater” responsável passa a ser o organismo perfeito, que deverá manter o sistema equilibrado.

Profissão: Organizador de Eventos

O mercado, em evolução constante para o Turismo de Negócios (OS números da Embratur indicam crescimento de 13% para viagens de negócios entre 1989 e 1995, enquanto as de lazer cairam 10%), apresenta um perfil em que as empresas.
coligadas às empresas de propaganda e marketing investem na ação de evento$, como principal diferencial para oferecer soluções nas áreas de marketing, vendas, operação e assuntos corporativos. Cresce consideravelmente o campo profissional para o organizador de eventos, que não pode prescindir especialmente de conheci­ mentos técnicos, administrativos, de marketing e economia. E o comunicador do futuro, que já se faz presente.
Se, por um lado, o mercado de eventos teve aumento considerável, por outro, esse mercado tomou-se altamente competitivo. O profissional organizador de eventos deve exercitar continuadamente sua criatividade e inteligência, utilizando para a elaboração de suas propostas as mais atuais e modernas estratégias de comunicação e marketing disponíveis no mercado e adequadas àquele momento. Esse profissional deverá ter visão técnica de sua organização e visão global do momento de sua atuação, além de uma equipe de apoio coesa e eficiente, num organograma adequado – a pessoa certa no lugar certo.
Entre outras qualidades, o profissional de eventos deve ser seguro, gerando confiança para o cliente e funcionários; disciplinado, respeitando prazos, verbas e reuniões; ter flexibilidade, aceitando sugestões, adequando propostas, mudando etapas de trabalho; ter raciocínio rápido, entendendo a capacidade, anseios e expectativas dos clientes e funcionários; ter preparo fisico, disposição e saúde; ser realista, percebendo os limites, as opções e usá-Ias sabiamente; ter paciência infinita, exercendo o autocontrole e a serenidade.
Para os que já atuam no setor, essas colocações são óbvias e rotineiras. A essas qualidades pessoais, acrescentam-se as de atuação profissional:

• planejamento: estabelecimento de esquema orientador, relativo às ações futuras;
• organização: agrupamento lógico de tarefas;
• direção: tomada de decisões entre diversas alternativas; transmissão de ordens; chefia de subordinados e coordenação das atividades individuais;
• controle: verificação da execução do plano, a fim de corrigir os desvios e atingir os objetivos preestabelecidos.

Mas para atingir essas fases, passa-se por uma rotina de trabalho, às vezes de final não conclusivo para os prestadores de serviços do setor. O fato de se receber um convite para apresentação de uma proposta não confinna um contrato; mesmo assim, deve-se investir com criatividade e profissionalismo e lutar para obter bons resultados.

Elaborando a Proposta de Evento

Após a realização do “briefing” (diagnóstico) com o cliente ou promotor, parte-se para a elaboração e entrega da proposta, que não deverá ser propriamente.
o projeto detalhado, em que o planejamento terá destaque, com inclusão de cronogramas e orçamentos. A proposta, apoiada na ‘pesquisa, deve ter local, data, estratégias, possíveis fornecedores e embasamento teclllco, cnatlvo e convmcente, importantes instrumentos para a viabilidade e qualidade de um evento.
E, nesse momento, se faz mister a reflexão sobre a importância do uso da criatividade, visto que está diretamente ligada com o aspecto da organização. O simples fato de uma empresa decidir organizar um determinado evento, para atingir determinada meta, já demonstra o ato de cnar uma fonna de atmglr seu obJetlvo. Considera-se ato criativo a simples escolha de um determinado tipo de evento e sua organização – a escolha de todos os meios que possibilitarão e realização do evento:
Considerando-se um evento como o conjunto de atlvldades destllladas a otimização de ações profissionais em busca de resultados quantificados e qualifi­ cados junto ao público-alvo, deverá o organizador de eventos ser um profissional com suficiente sensibilidade para captar as alterações do mercado, a fim de atingir o objetivo almejado, ser capaz de levantar novas dúvidas, novas possibilidades, olhar velhos problemas sob novos ângulos, enfim ter imaginação criadora.
O processo criativo de um evento não significa uma brecha de originalidade, mas a busca de soluções de problemas objetivos, tais como:

• onde será realizado o evento?
• há um tema?
• que material será criado em função do tema?
• quem participará do evento?
• qual a duração?
• quais as atividades que ocorrerão no local?
• de quem será a responsabilidade de coordenação de cada atividade?
• qual o formato do evento e em que espaço será realizado?
• qual a verba disponível para o evento?
• o que será oferecido aos participantes em geral e aos convidados vips?
• qual a categoria de hotel e do transporte para o evento?
• quais os recursos necessários para a viabilização do evento?

As propostas devem ser originais, inovadoras, criativas e viáveis, na busca de soluções e respostas para todos os itens acima arrolados.
Considerando-se que o primeiro passo para a elaboração de uma proposta é a análise de pedido encaminhada pelo cliente, não se deve deixar de reiterar que essa proposta deverá perseguir a objetividade, atendendo às necessidades dos clientes. Se os objetivos não forem atendidos, a impressão inicial é de que a empresa e seus responsáveis não entenderam o que o cliente realmente desejava ou necessitava. As informações não foram transmitidas de forma adequada aos encarregados da elaboração da proposta. Cinco pontos fundamentais devem ser considerados na elaboração de uma proposta, são estes:

• demonstração de que houve claro entendimento do proposto;
• apresentação de um projeto razoável, fundamentado com lógica e persuasão;
• evidência de que o projeto funcionará;
• oferta de equipe qualificada para o desenvolvimento do projeto;
• estimativa razoável de custos e apresentada de forma clara. Existem condições importantes para a apresentaçc’Io de uma proposta, quais sejam:
• o objetivo é submeter propostas que devém ser entendidas, evitando-se que sejam mal-interpretadas pelos mais severos críticos;
• nunca se deve omitir informações importantes, assumindo que seus clientes já saibam. A omissão pode ser interpretada como falta de conhecimento do prestador de serviços;
• boas propostas não são vencedoras garantidas; no entanto, propostas mins são perdedoras certas. E, dentro desse contexto, pode-se colocar como principais funções de um administrador:
• organizar a proposta, de forma que possa ser rapidamente vista como resposta clara para todos os requisitos de uma solicitação;
• selecionar material relevante para o objetivo;
• editar o relatório com informações relevantes, em estilo harmonioso, de fácil entendimento e de fonnato uniforme.

As observações acima são apenas algumas sugestões para o preparo eficiente de encaminhamentos. Como cada evento e cada empresa/cliente possuem especificações técnicas e características peculiares, deve-se adaptar as informações do ramo em consideração. Sabe-se que não existe forma fixa e pennanente de preparar propostas que vendam. No entanto, a criatividade dos administradores é fator de extrema relevância para o trabalho.
A análise de qual proposta deve ser aceita constitui uma das primeiras etapas do preparo de uma proposta. Ao se decidir por prepará-la, os administradores devem reunir-se e considerar as seguintes questões:

• tem-se capacidade de execução do trabalho para todas as áreas?
• quantos e qual a quantidade dos concorrentes que se enfrentará nesse projeto?
• tem-se o quadro de funcionários disponível e a capacidade financeira para atender o projeto?
• o cliente em perspectiva tem condições ou meios para obter fundos necessários e cumprir com o pagamento do projeto?
• tem -se condição de trabalhar no projeto considerando sua localização geográfica?

Por outro lado, em caso de concorrência, antes de preparar um projeto, deve­ se considerar os seguintes aspectos:

• qualidade e extensão do nível de conhecimento de marketing para o desenvolvi­ mento do projeto em questão;
• concorrência;
• equipe que trabalhará no projeto;
• experiência direta ou relacionada com o tipo de projeto e área geográfica;
• exigência para consultores, associados e subcontratações e suas prováveis disponibi!idades;
• habilidade para atender todas as etapas do projeto;
• tempo suficiente, equipe e recursos financeiros para atender o projeto;
• habilidade de apresentar um projeto com condições de preços competitivos;
• interesse no projeto de forma geral.

A prestação de serviço propriamente dita inicia-se com o fechamento da proposta ou assinatura de um contrato. Nesse momento é que todas as promessas começam a ser cumpridas. Se as expectativas do cliente não forem atingidas, haverá
insatisfação e perda de credibilidade.

Como em qualquer administração, isto implica quatro passos muito conhecidos, por mais desgastados que possam parecer:

• percepção: mostrar que o evento tem custos e que se trata de uma oportunidade que tem beneficios;
• avaliação: determinar qual a situação da empresa no momento, especialmente em comparação com o que é necessário fazer para se obter os resultados desejados;
• prestação de contas: estabelecer relatórios regulares; fornecer um plano finan­ ceiro acurado, com orçamentos razoáveis incluindo “cash flow” de pagamentos e projeções de receitas;
• ações: tomar decisões e fazer alocuções, estabelecendo rotinas e comunicações.

Adicionalmente, quanto às intenções do cliente, a exatidão das previsões apóia-se na qualidade do relacionamento com este. Em um bom relacionamento, o cliente partilha seus planos e expectativas com o organizador de eventos ou possibilita conhecer as suas intenções.

Para que a realização do evento ocorra com o mínimo de falhas necessita-se:

• quanto à empresa: qualificação técnica das equipes responsáveis pelas diferentes áreas: elaboração de planos, cronogramas e fluxogramas bem definidos; prática com alto grau de profissionalismo; controle de todo o processo: planejamento, organização, operacionalização e implementação;
• quanto ao produto em si: não perder a qualidade do produto em todas as suas fases; buscar sempre atingir os objetivos do planejamento; atender às ell:pectativas dos objetivos dos vários públicos; adequá-lo sempre às necessidades emergentes;
• quanto ao preço: estar condizente com a realidade do mercado; considerar sempre qualidade x preço e, especialmente no caso dos patrocinadores, a relação custo x beneficio;
• quanto à distribuição e venda: comerciar em canais de fácil acesso ao público; estabelecer formas adequadas e viáveis de pagamento; implantar sistemas de controle contábil e financeiro eficientes; otimizar a verba disponível;
• quanto à comunicação: elaborar plano de comunicação eficiente e compactuado ao mercadológico, através de campanhas de grande impacto, mensagens objeti­ vas, planejamento da divulgação (mídia e assessoria de imprensa), produção de peças criativas que desperte e estimule a participação do público;
• quanto ao apoio e recursos: estabelecer formas adequadas de negociação, formas de apoio e obtenção de recursos. A negociação perfeita e aquela que leva em conta não apenas o que está sendo negocIado, mas tambem a fonrma pela qual se está negociando. É necessário ouvir a todos, sendo esta a oportunidade para que todas as partes manifestem os seus obJetlvos e proposta.

Referências Bibliográficas
OLIVEIRA. Dijalma de Pinho Rebouças de. 1994. Planejamento estratégico: conceitos. metodologia e práticas. Atlas. São Paulo.
KOTLER. Philip. 1980. Marketing. Atlas. São Paulo.
NUNES. Marina Martinc!z. 199ó. Cerimonial para executivos: um guia para execução e supervisão de eventos empresariais.
Sagra- OCLII,””1I0.PortoAlegre.
MUYLAERT. Roberto. 1993. Marketing cultural & comunicação dirigida. Globo.

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