Defina sua estratégia – O briefing

Há eventos e eventos. Para planejar como será o da sua empresa, você precisa antes de tudo definir sua estratégia. Qual o público deseja alcançar? Se os convidados forem externos (clientes ou fornecedores), você precisa focar em estreitar o relacionamento e desta forma apresentar o máximo de informações possíveis sobre a empresa. Já no caso do evento ser direcionado ao público interno, você precisa focar na motivação, momentos de aprendizado e de descontração para gerar um clima interno favorável ao seu negócio. Lembre-se: funcionários motivados é um dos segredos para o sucesso. Com um evento bacana eles se sentirão prestigiados e importantes para a empresa.

Faça um resumo de informações, identificando elementos essenciais para organização da ação. Isto se chama Briefing. Se posicionar de forma clara vai impedir prejuízos e ineficiência da ação. Pense em: Objetivos gerais e específicos; Tema central do evento; Tempo de antecipação para realização; Duração; Quantidade de convidados; Recursos físicos e humanos a envolver; Espaço onde irá decorrer; Custos associados; Comercialização e divulgação do evento (forma de convite e meios de comunicação a serem usados).

Planeje com antecedência

Após delimitar seu briefing, chegou a hora de planejar. Tente iniciar esta tarefa o mais cedo possível, estabelecendo prioridades e respeitando prazos burocráticos (licenças, alvarás, seguros, etc), se existirem. Entre as tarefas a serem desempenhadas durante o planejamento, estão:

*Fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
*Levantar todos os custos do evento;
*Escolher com calma os parceiros e fornecedores, principalmente se o seu evento for exigir serviços de decoração, alimentação, brindes, etc;
*Em caso de empresas de grande porte, verifique quais departamentos da organização serão envolvidos e antecipe solicitações com prazos definidos (documente o processo, nem que seja via e-mail);
*Reservar e contratar com antecedência (local do evento, equipamentos necessários, entre outros). Até aí você já terá que ter feito um levantamento de todas as suas necessidades (converse com os interlocutores): microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;
*Definir o conteúdo programático do seu evento, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público que deseja atingir;
*Verifique se não há incompatibilidade entre datas;
*Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros;
*Pense na divulgação: necessidade de criação de um hotsite, mobilização via redes sociais, comunicados internos, entre outros. Procure um especialista e leia também nosso artigo sobre divulgação;
*Preocupe-se com os participantes que virão de outra cidade, e ajude-os com hospedagem e locomoção, nem que seja disponibilizando informações claras;
*Defina o tipo de alimentação adequado para o local e a temperatura. Não se esqueça de providenciar água e café para os convidados durante todo o evento.

Escolha o melhor

Se você conseguiu uma verba bacana para produzir o evento da sua empresa, não há porque economizar na hora das contratações. Escolha sempre o melhor e se o melhor for o mais caro, avalie se vai valer a pena. Como exemplo, podemos citar empresas de alimentação ou montagem do espaço. Uma economia qualquer nestas contratações pode prejudicar seriamente a qualidade do seu evento. Imagine só os convidados chegando, e seu fornecedor (por trabalhar com equipe reduzida) ainda montando a estrutura. Erro gravíssimo!

Outra dica muito importante é solicitar referências para cada contratada. Conheça o portfólio do fornecedor, sua cartela de clientes e, se possível, converse com alguém que já tenha trabalhado com o serviço oferecido. Escolher um parceiro “às escuras” é muito arriscado. Estabeleça critérios para a contratação, como, responsabilidade, pontualidade, posicionamento no mercado, criatividade, práticas de trabalho e flexibilidade na negociação de custos.

Além de escolher os melhores fornecedores – aqueles confiáveis e com referência no mercado, se preocupe também em reservar um espaço agradável e de fácil localização. Acredite! Atrasar o seu evento porque os convidados não encontraram o local será constrangedor.

Valorize o seu tempo

Recorrer à ajuda de especialistas para ajudar na produção do evento não é sinônimo de fracasso. Você sozinho não dará conta de tudo. Valorize o seu tempo e terceirize tarefas operacionais que certamente irão desviar sua atenção do gerenciamento da ação. Terceirizando serviços você minimiza riscos, agrega criatividade e ideias novas à sua ação e ganha eficiência. O sucesso? Continua sendo seu que fez boas escolhas e soube ser um líder eficiente.

Alguns exemplos de servições que geralmente são terceirizados no mercado de eventos: Serviços de segurança, profissionais de fotografia, imprensa e marketing, serviços de transporte, som e iluminação, e muito mais.

Valorize o feedback

Para evitar cometer erros em futuros eventos, ouça os seus convidados e identifique seus principais pontos positivos e negativos. Ao final do seu evento, faça uma pesquisa entre os participantes para saber o que eles acharam da sua ação. Procure levantar também os pontos de melhorias e as sugestões que eles têm a fazer.

Com esta pesquisa em mãos, emita um relatório considerando todos os indicadores. Isto o permitirá avaliar se conseguiu atingir seus objetivos específicos e, sobretudo, te dará uma visão sobre o trabalho desempenhado por cada departamento e fornecedor.