1. Parcerias ajudam a lucrar com os eventos

Assim como qualquer outro evento, a maior intenção dos organizadores geralmente é lucrar com a quantidade de participantes, não é mesmo? Pois se a intenção é o lucro, os organizadores de festas open bar devem lembrar que parcerias são essenciais para tanto, uma vez que são as empresas parceiras que ajudarão a bancar e patrocinar a compra das bebidas e até comidas fornecidas aos frequentadores.

Busque marcas de bebidas e outras empresas que poderão se beneficiar com a exposição dos produtos. Assim, tais companhias terão como oferecer os itens a preço de custo ou até mesmo sem cobrar dependendo do número de produtos necessários para o evento. Por isso, é imprescindível utilizar sua habilidade de negociação para conseguir parcerias realmente vantajosas.

2. Preço diferenciado

Outra forma de conseguir lucrar é estabelecer um preço diferenciado para os convites ou ingressos. Como as pessoas terão acesso ilimitado a bebidas durante a festa, nada mais natural do que aumentar o valor das entradas. Desse modo, ficará mais fácil cobrir uma parte do valor gasto com as bebidas, sem que o peso caia somente sobre os apoios, os patrocínios e as parcerias.

3. Público específico

Independente do tipo de evento, qualquer organizador precisa saber exatamente quem é o público-alvo. No caso de eventos open bar, o público se restringe a pessoas maiores de 18 anos de idade, pois não é recomendável incentivar o consumo de bebidas alcoólicas para menores de idade. Para tomar cuidado para não cometer o crime de liberar bebidas a quem ainda não pode ingerir bebidas com álcool, é fundamental ter um controle rigoroso tanto na venda dos ingressos como na entrada do evento.

4. Estimativa do número de pessoas

As pessoas que vão a um evento open bar costumam pensar que, pelo preço cobrado, terão direito a beber o quanto quiserem até a festa acabar. Por isso, é importante estimar o número de pessoas que irá até o local, de modo que você saiba quanto de bebida deve estar disponível, evitando transtornos relacionados à falta de bebida, por exemplo.

Em geral, calcula-se 500 ml de bebida para cada mulher; já a quantidade de bebidas (vodka, cerveja, refrigerante, água, etc.) para homens tende a ser maior. Estima-se que deve haver 1 litro de uísque para cada 10 homens, 1 litro de cerveja por homem, 1 litro de vodka para cada 10 pessoas e 1 litro de refrigerante para cada litro de vodka ou outra bebida mais forte. Outro elemento importante é o gelo, que precisa ser disponibilizado em baldes térmicos (cerca de 1 kg de gelo picado por convidado).

5. Permissão para realizar o evento

Não se esqueça de que fazer eventos sem alvará é considerado crime. Logo, verifique se o salão, a chácara ou qualquer outro lugar onde o evento acontecerá pode sediar a festa. Ao calcular a quantidade de pessoas estimadas, você será capaz de reservar o ambiente ideal para o evento, sem deixar de lado a questão do alvará, que é primordial para evitar que você passe por complicações relacionadas à lei, principalmente por se tratar de um evento com alto teor de bebidas alcoólicas disponibilizadas aos frequentadores.

6. Escolha do nome

Toda festa requer um nome com a capacidade de chamar atenção do público-alvo. Sendo assim, capriche na hora de criar o nome do evento, com a finalidade de despertar o interesse dos eventuais participantes.

7. Divulgação eficaz

Ao desenvolver suas estratégias de divulgação, lembre-se de deixar claro que o evento é open bar, não importa qual seja o meio de divulgação escolhido. Se você não fizer isso, algumas pessoas poderão perder o interesse quando checarem os preços (que são mais elevados). Tenha em mente que festas open bar são muito atraentes, especialmente para quem prefere pagar um pouco mais e ter a liberdade de beber sem precisar ficar controlando a carteira durante a festa.

8. Planejamento organizado

Você deve montar uma planilha com os custos do evento, de modo a ter um planejamento organizado, diminuindo a possibilidade de ter prejuízo com o evento. Além de oferecer um serviço de alta qualidade, será possível controlar todos os gastos a partir de uma planilha organizada, contendo todos os detalhes da festa.

9. Projeto bem definido para atrair parceiros

A atração de patrocinadores, apoiadores e parceiros depende muito de como você apresenta o projeto a eles. Por conta disso, é essencial elaborar um projeto bastante detalhado e que ressalte os benefícios do evento para cada uma das partes possivelmente envolvidas.

10. Escolha de atrações adequadas

Por fim, selecione atrações que combinem com o tipo de evento, seja ele temático ou não. Assim, a chance de agradar aos participantes será maior, garantindo uma repercussão positiva para o seu negócio.