Tenha uma equipe competente

A organização de um evento não é nada fácil. Envolve a escolha do local, contato com fornecedores, responsabilidade com a documentação necessária e o treinamento de pessoas que atuarão no dia do evento, garantindo que tudo esteja como esperado. E tudo isso envolve gestão de recursos, que deverão ser gastos dentro do orçamento destinado à atividade.

Portanto, é essencial que você conte com pessoas qualificadas – seja uma equipe com quem você já trabalhe, ou uma empresa contratada –, que tenham experiência na administração de eventos, para que não tragam prejuízo por gastar demais em coisas supérfluas, por exemplo. Essa equipe será responsável por planejar tudo em detalhes, antecipando imprevistos, distribuindo de forma eficaz os recursos financeiros e garantindo que, no dia do evento, tudo ocorra conforme o planejamento.

INVISTA NA DECORAÇÃO DE ACORDO COM O EVENTO

A imagem que você passa durante um evento é determinante na primeira impressão dos convidados. Então, por que não trabalhar a cenografia de acordo com a sua marca ou empresa e deixar uma boa visão aos presentes? Saiba que o cuidado com a decoração é fundamental em qualquer ambiente corporativo, principalmente quando se trata de um evento importante. Deixar sua marca registrada por meio de um tema adequado é importante para a fidelização de clientes, que lembrarão facilmente da sua empresa no momento em que estiverem nesse espaço trabalhado.

OFEREÇA SESSÕES DE DEGUSTAÇÃO

Sessões de degustação prometem agradar qualquer convidado, visto que comidas e bebidas não são itens que alguém recuse em eventos, principalmente quando se trata de novidades gastronômicas. A prática da degustação pode ocorrer por meio de bufê ou até mesmo um simples coquetel — tudo depende da quantidade de pessoas presentes e também do estilo e duração do seu evento. O importante é que seja uma atividade simples e prazerosa para todos.

CONTRATE UMA EQUIPE DE ATENDIMENTO

Manter uma boa equipe de trabalho dentro do evento é fundamental para o bem-estar dos convidados. Assim, organize um grupo com antecedência para prepará-los de acordo com os ideais da sua empresa. Se os funcionários chegam ao evento preparados, terão capacidade de atender qualquer pessoa presente no local, contribuindo para uma convivência agradável e no auxílio de qualquer imprevisto que possa acontecer.

PROMOVA A INTERAÇÃO DOS CONVIDADOS COM AS ATRAÇÕES

Se o clima do evento permitir, considere instalar diferentes espaços para o entretenimento do público. A tecnologia pode ser uma aliada na concepção de um espaço mais alegre e divertido, com a presença de jogos eletrônicos ou até mesmo telões interativos. Dependendo do perfil de convidado presente, você ainda pode contratar humoristas e mágicos para tornar o evento convidativo às diferentes faixas etárias. Recursos de som e bandas ao vivo também são opções viáveis para animar qualquer ambiente.

PLANEJE O PÓS-EVENTO

O pós-evento consiste em um retorno positivo para você e para seus convidados, e é por isso que ele é tão importante. Pense que, no momento em que saem do evento, as pessoas já começam a refletir sobre o ambiente, a comida e as cerimônias apresentadas, e como bom organizador você deseja uma visão positiva, não é mesmo?

Sendo assim, envie aos convidados todos os conteúdos, filmes e fotos que tenham acontecido durante o evento. Pode ser por meio de rede social ou e-mail. Aproveite esse momento para manter o contato com cada participante e solicite um feedback. Este poderá auxiliá-lo no planejamento dos próximos eventos, buscando deixá-los cada vez melhores.

Com planejamento em dia e levando em conta o perfil dos convidados, você organiza um evento inesquecível para qualquer membro presente!