Sua checklist está muito vaga

A atenção aos detalhes pode significar a diferença entre convenção que é apenas “ok” e um evento incrível na sua empresa. Por exemplo, a única maneira de garantir que sua checklist contenha crachás com nomes impressos, etiquetas em branco para participantes de última hora e canetas para escrever os nomes é escrevendo esses detalhes na checklist. Se houver um item apenas com “Crachás”, isso vai lembrar você que você precisa delas, mas incluir mais detalhes vai garantir que o trabalho será bem feito:

Checklist com itens vagos

● Crachás
● Itens entregues aos participantes

Checklist com itens detalhados

● Crachás com nomes impressos
● Cordões ou pins
● Etiquetas em branco
● Canetas
● Programação da convenção
● Mapa do local
● Login e senha para acessar o WiFi
● Mesa ou cadeira individual do participante
● Informações turísticas locais
● Pesquisas ou questionários

Lembre-se: quanto mais abrangente for sua checklist, mais provável será que você preste atenção a todos esses detalhes. Uma lista detalhada também permite que você facilmente atribua tarefas para outras pessoas sem se preocupar se elas entenderão o que precisa ser feito.

Sua checklist está desatualizada

Convenção tecnológica

A checklist faz referência a uma filmadora ou a uma máquina de fax? Se o fizer, talvez seja a hora de uma revisão. Você pode pensar que não é grande coisa ter itens desatualizados na checklist, afinal você pode apenas atualizar esses itens em sua cabeça, certo? Errado. Mudanças na tecnologia muitas vezes significam sistemas completamente novos. Agora você pode não ter que se preocupar em conectar um cabo para acessar um site ou arquivo. Na verdade, você pode até não ter acesso a uma tomada, mas terá de usar o WiFi. Seu checklist traz a necessidade de descobrir como acessar o WiFi do local do evento? Você não quer descobrir que a resposta para essa pergunta é “não” apenas quando souber que precisa do WiFi para acessar a sua apresentação.

Redes sociais

Uma checklist desatualizada pode não incluir tarefas relacionadas à tecnologia mais recente para melhorar o envolvimento dos participantes, como as redes sociais. Certifique-se de incluir as redes sociais na checklist com as seguintes subtarefas:
Crie uma página do Facebook para a convenção e uma hashtag do Twitter para que os participantes interajam uns com os outros.
Compartilhe fotos como teasers nas semanas que antecederam o evento (use a hashtag!).
Use as principais redes sociais para postar informações e encorajar posts dos participantes.
Envie um lembrete após o evento para que os participantes compartilhem suas fotos. Inclua um link para qualquer feed da convenção que já tenha imagens.

Informações de contato

A tecnologia não é o único item da checklist que pode ficar desatualizado. As informações de contato de empresas de transporte podem ter mudado e você não vai descobrir até o momento em que houver um grupo perdido no aeroporto. Se você tiver esses detalhes atualizados em seu checklist, você não perderá tempo nem ficará estressado(a) ao chamar um carro para um dos palestrantes.

Faltam seções em sua checklist

Você pode ter a checklist mais atualizada e bem planejada para sua convenção, mas se faltarem informações cruciais, o mesmo acontecerá com seu evento. Sua checklist inclui uma seção para ações off-site e para aprendizagem experiencial? E quanto a todos os detalhes relativos ao tema da convenção? À medida que você continuar desenvolvendo e aprimorando seus eventos corporativos, adicione novas seções de acordo com essas mudanças.
Uma boa checklist para planejar suas convenções pode ajudar na execução do evento. Quando você tem em mãos uma checklist com todas as seções relevantes e detalhes atualizados, é fácil modificá-la para o seu próximo evento. Ela servirá para lembrar de atividades que você pode ter esquecido desde a sua última convenção. Por exemplo, se você tiver começado a incluir módulos de treinamento em todos os eventos da empresa, inclua uma seção para essa atividade. Assim, você estará mais preparado para fazer novamente esse planejamento na próxima convenção.