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Evento sem Risco de Prejuízo

Tenha uma equipe competente

A organização de um evento não é nada fácil. Envolve a escolha do local, contato com fornecedores, responsabilidade com a documentação necessária e o treinamento de pessoas que atuarão no dia do evento, garantindo que tudo esteja como esperado. E tudo isso envolve gestão de recursos, que deverão ser gastos dentro do orçamento destinado à atividade.

Portanto, é essencial que você conte com pessoas qualificadas – seja uma equipe com quem você já trabalhe, ou uma empresa contratada –, que tenham experiência na administração de eventos, para que não tragam prejuízo por gastar demais em coisas supérfluas, por exemplo. Essa equipe será responsável por planejar tudo em detalhes, antecipando imprevistos, distribuindo de forma eficaz os recursos financeiros e garantindo que, no dia do evento, tudo ocorra conforme o planejamento.

INVISTA NA DECORAÇÃO DE ACORDO COM O EVENTO

A imagem que você passa durante um evento é determinante na primeira impressão dos convidados. Então, por que não trabalhar a cenografia de acordo com a sua marca ou empresa e deixar uma boa visão aos presentes? Saiba que o cuidado com a decoração é fundamental em qualquer ambiente corporativo, principalmente quando se trata de um evento importante. Deixar sua marca registrada por meio de um tema adequado é importante para a fidelização de clientes, que lembrarão facilmente da sua empresa no momento em que estiverem nesse espaço trabalhado.

OFEREÇA SESSÕES DE DEGUSTAÇÃO

Sessões de degustação prometem agradar qualquer convidado, visto que comidas e bebidas não são itens que alguém recuse em eventos, principalmente quando se trata de novidades gastronômicas. A prática da degustação pode ocorrer por meio de bufê ou até mesmo um simples coquetel — tudo depende da quantidade de pessoas presentes e também do estilo e duração do seu evento. O importante é que seja uma atividade simples e prazerosa para todos.

CONTRATE UMA EQUIPE DE ATENDIMENTO

Manter uma boa equipe de trabalho dentro do evento é fundamental para o bem-estar dos convidados. Assim, organize um grupo com antecedência para prepará-los de acordo com os ideais da sua empresa. Se os funcionários chegam ao evento preparados, terão capacidade de atender qualquer pessoa presente no local, contribuindo para uma convivência agradável e no auxílio de qualquer imprevisto que possa acontecer.

PROMOVA A INTERAÇÃO DOS CONVIDADOS COM AS ATRAÇÕES

Se o clima do evento permitir, considere instalar diferentes espaços para o entretenimento do público. A tecnologia pode ser uma aliada na concepção de um espaço mais alegre e divertido, com a presença de jogos eletrônicos ou até mesmo telões interativos. Dependendo do perfil de convidado presente, você ainda pode contratar humoristas e mágicos para tornar o evento convidativo às diferentes faixas etárias. Recursos de som e bandas ao vivo também são opções viáveis para animar qualquer ambiente.

PLANEJE O PÓS-EVENTO

O pós-evento consiste em um retorno positivo para você e para seus convidados, e é por isso que ele é tão importante. Pense que, no momento em que saem do evento, as pessoas já começam a refletir sobre o ambiente, a comida e as cerimônias apresentadas, e como bom organizador você deseja uma visão positiva, não é mesmo?

Sendo assim, envie aos convidados todos os conteúdos, filmes e fotos que tenham acontecido durante o evento. Pode ser por meio de rede social ou e-mail. Aproveite esse momento para manter o contato com cada participante e solicite um feedback. Este poderá auxiliá-lo no planejamento dos próximos eventos, buscando deixá-los cada vez melhores.

Com planejamento em dia e levando em conta o perfil dos convidados, você organiza um evento inesquecível para qualquer membro presente!

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Evento Open Bar

1. Parcerias ajudam a lucrar com os eventos

Assim como qualquer outro evento, a maior intenção dos organizadores geralmente é lucrar com a quantidade de participantes, não é mesmo? Pois se a intenção é o lucro, os organizadores de festas open bar devem lembrar que parcerias são essenciais para tanto, uma vez que são as empresas parceiras que ajudarão a bancar e patrocinar a compra das bebidas e até comidas fornecidas aos frequentadores.

Busque marcas de bebidas e outras empresas que poderão se beneficiar com a exposição dos produtos. Assim, tais companhias terão como oferecer os itens a preço de custo ou até mesmo sem cobrar dependendo do número de produtos necessários para o evento. Por isso, é imprescindível utilizar sua habilidade de negociação para conseguir parcerias realmente vantajosas.

2. Preço diferenciado

Outra forma de conseguir lucrar é estabelecer um preço diferenciado para os convites ou ingressos. Como as pessoas terão acesso ilimitado a bebidas durante a festa, nada mais natural do que aumentar o valor das entradas. Desse modo, ficará mais fácil cobrir uma parte do valor gasto com as bebidas, sem que o peso caia somente sobre os apoios, os patrocínios e as parcerias.

3. Público específico

Independente do tipo de evento, qualquer organizador precisa saber exatamente quem é o público-alvo. No caso de eventos open bar, o público se restringe a pessoas maiores de 18 anos de idade, pois não é recomendável incentivar o consumo de bebidas alcoólicas para menores de idade. Para tomar cuidado para não cometer o crime de liberar bebidas a quem ainda não pode ingerir bebidas com álcool, é fundamental ter um controle rigoroso tanto na venda dos ingressos como na entrada do evento.

4. Estimativa do número de pessoas

As pessoas que vão a um evento open bar costumam pensar que, pelo preço cobrado, terão direito a beber o quanto quiserem até a festa acabar. Por isso, é importante estimar o número de pessoas que irá até o local, de modo que você saiba quanto de bebida deve estar disponível, evitando transtornos relacionados à falta de bebida, por exemplo.

Em geral, calcula-se 500 ml de bebida para cada mulher; já a quantidade de bebidas (vodka, cerveja, refrigerante, água, etc.) para homens tende a ser maior. Estima-se que deve haver 1 litro de uísque para cada 10 homens, 1 litro de cerveja por homem, 1 litro de vodka para cada 10 pessoas e 1 litro de refrigerante para cada litro de vodka ou outra bebida mais forte. Outro elemento importante é o gelo, que precisa ser disponibilizado em baldes térmicos (cerca de 1 kg de gelo picado por convidado).

5. Permissão para realizar o evento

Não se esqueça de que fazer eventos sem alvará é considerado crime. Logo, verifique se o salão, a chácara ou qualquer outro lugar onde o evento acontecerá pode sediar a festa. Ao calcular a quantidade de pessoas estimadas, você será capaz de reservar o ambiente ideal para o evento, sem deixar de lado a questão do alvará, que é primordial para evitar que você passe por complicações relacionadas à lei, principalmente por se tratar de um evento com alto teor de bebidas alcoólicas disponibilizadas aos frequentadores.

6. Escolha do nome

Toda festa requer um nome com a capacidade de chamar atenção do público-alvo. Sendo assim, capriche na hora de criar o nome do evento, com a finalidade de despertar o interesse dos eventuais participantes.

7. Divulgação eficaz

Ao desenvolver suas estratégias de divulgação, lembre-se de deixar claro que o evento é open bar, não importa qual seja o meio de divulgação escolhido. Se você não fizer isso, algumas pessoas poderão perder o interesse quando checarem os preços (que são mais elevados). Tenha em mente que festas open bar são muito atraentes, especialmente para quem prefere pagar um pouco mais e ter a liberdade de beber sem precisar ficar controlando a carteira durante a festa.

8. Planejamento organizado

Você deve montar uma planilha com os custos do evento, de modo a ter um planejamento organizado, diminuindo a possibilidade de ter prejuízo com o evento. Além de oferecer um serviço de alta qualidade, será possível controlar todos os gastos a partir de uma planilha organizada, contendo todos os detalhes da festa.

9. Projeto bem definido para atrair parceiros

A atração de patrocinadores, apoiadores e parceiros depende muito de como você apresenta o projeto a eles. Por conta disso, é essencial elaborar um projeto bastante detalhado e que ressalte os benefícios do evento para cada uma das partes possivelmente envolvidas.

10. Escolha de atrações adequadas

Por fim, selecione atrações que combinem com o tipo de evento, seja ele temático ou não. Assim, a chance de agradar aos participantes será maior, garantindo uma repercussão positiva para o seu negócio.

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