Tão importante quanto promover um evento corporativo é saber calcular o retorno que ele trouxe. Especialmente nos dias atuais, nos quais as empresas têm buscado maior índice de custo-benefício, investindo o mínimo possível. Calcular o ROI de eventos vai além da fórmula “lucro líquido divido pelos custos”. Outros fatores devem ser considerados para mensurar o retorno real.

Tendo em mente o objetivo do seu evento corporativo, devemos avaliar se ele foi alcançado. Isso pode ser feito por meio do nível de interação atingido entre os participantes e a empresa, se houve captação de novos clientes e como eles foram impactados pelo que aprenderam naquele momento.

O que é ROI e para que serve?

Return on Investment (ROI) é a análise dos retornos obtidos a partir de determinada ação. Partindo do pressuposto que toda ação tem um objetivo, a ideia é mensurar aquilo que foi alcançado e analisar seus resultados. Isso significa avaliar se aquela ação atingiu a meta esperada, como isso aconteceu, quais foram os impactos e, finalmente, se o investimento valeu a pena.

Métricas utilizadas para calcular o ROI de um evento corporativo.

Para facilitar o entendimento de como as métricas podem ser usadas, vamos imaginar a seguinte situação: você está organizando um jantar para empresários com alto potencial para se tornarem clientes da empresa. A proposta do evento é apresentar uma nova linha de produtos, específica para o mercado deles e pioneira do país. O objetivo é convencer os empresários de que esses produtos vão reduzir em 40% seus custos de produção mensais.

Como se calcula o ROI?

A conta para se obter esse número é bem simples, na verdade.

ROI = (GANHO OBTIDO – INVESTIMENTO INICIAL) / INVESTIMENTO INICIAL

Assumindo, por exemplo, que o ganho obtido da sua empresa tenha sido 500 mil reais e o investimento inicial tenha sido de 100 mil reais, temos:

ROI = (500.000 – 100.000) / 100.000

ROI = 4

Neste caso, o resultado significa que o retorno foi de quatro vezes o investimento inicial. E para você obter o ROI em forma de porcentagem, deve multiplicar o resultado do cálculo acima por 100. No exemplo citado, então, o retorno sobre investimento foi de 400%.

Agora, uma observação importante: o valor do investimento inicial deve incluir o dinheiro gasto em todo o processo e o tempo despendido. Assim, toda e qualquer despesa, por menor que tenha sido, deve ter sido incluída se o objetivo é ter um resultado mais preciso.

Satisfação dos participantes.

O primeiro passo para mensurar o sucesso de um evento corporativo é entender se os empresários ficaram satisfeitos com o que presenciaram. Imaginando que são pessoas muito ocupadas, será que eles acharam o tempo bem investido ou poderiam ter feitos coisas mais importantes se não tivessem comparecido?

Conhecimento promovido.

Mais do que conhecer um novo produto ou serviço, as pessoas comparecem a eventos com a intenção de aprender algo novo. Se a nova linha de produtos da empresa vai causar impacto ao empresário, como isso será feito? Quais tecnologias foram usadas? O que há de diferente no seu produto, em termos técnicos? Como mensurar a economia prometida?

Interação do participante com a empresa.

No exemplo citado, é importante avaliar a interação que os empresários passaram a ter com a empresa que promoveu o evento. Ainda que não tenham se tornado clientes, eles procuraram saber mais sobre a companhia e os produtos oferecidos? Se mostraram receptivos para novas abordagens? Têm interesse em negociar com a empresa?

Captação de novos clientes.

Esse fator é conhecido por todos e, comumente, é um dos únicos avaliados para medir o sucesso de uma ação. Mas, vale ressaltar que a o participante só se torna cliente, nesse caso que apresentamos, se as métricas anteriores tiverem sido favoráveis em relação a ele. Ou seja, torná-lo um cliente é uma consequência do impacto que o evento trouxe.

Ferramentas para calcular o ROI do seu evento corporativo.

Inicialmente, é importante que a empresa tenha ao menos dois mecanismos para mensurar o resultado de um evento: uma ferramenta de pesquisa e uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management). A pesquisa pode ser feita através de serviços como o QuickTapSurvey ou aplicativos para dispositivos móveis desenvolvidos para o evento. Quanto ao CRM, trata-se de um item fundamental para segmentar os clientes que serão convidados e mensurar os resultados das vendas que surgiram a partir do evento.

Calcular o ROI de eventos não é tão simples quanto parece. Pensar apenas nos investimentos financeiros aplicados ao evento e o resultado em vendas que ele trouxe, pode apresentar uma resposta muito rasa. Além disso, essa avaliação é fundamental para que a empresa aprimore suas abordagens e formas de comunicação.

A TP Eventos esta preparada em calcular seu ROI e prestar todos os serviços necessário para excelência em seus eventos.