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Evento Open Bar

1. Parcerias ajudam a lucrar com os eventos

Assim como qualquer outro evento, a maior intenção dos organizadores geralmente é lucrar com a quantidade de participantes, não é mesmo? Pois se a intenção é o lucro, os organizadores de festas open bar devem lembrar que parcerias são essenciais para tanto, uma vez que são as empresas parceiras que ajudarão a bancar e patrocinar a compra das bebidas e até comidas fornecidas aos frequentadores.

Busque marcas de bebidas e outras empresas que poderão se beneficiar com a exposição dos produtos. Assim, tais companhias terão como oferecer os itens a preço de custo ou até mesmo sem cobrar dependendo do número de produtos necessários para o evento. Por isso, é imprescindível utilizar sua habilidade de negociação para conseguir parcerias realmente vantajosas.

2. Preço diferenciado

Outra forma de conseguir lucrar é estabelecer um preço diferenciado para os convites ou ingressos. Como as pessoas terão acesso ilimitado a bebidas durante a festa, nada mais natural do que aumentar o valor das entradas. Desse modo, ficará mais fácil cobrir uma parte do valor gasto com as bebidas, sem que o peso caia somente sobre os apoios, os patrocínios e as parcerias.

3. Público específico

Independente do tipo de evento, qualquer organizador precisa saber exatamente quem é o público-alvo. No caso de eventos open bar, o público se restringe a pessoas maiores de 18 anos de idade, pois não é recomendável incentivar o consumo de bebidas alcoólicas para menores de idade. Para tomar cuidado para não cometer o crime de liberar bebidas a quem ainda não pode ingerir bebidas com álcool, é fundamental ter um controle rigoroso tanto na venda dos ingressos como na entrada do evento.

4. Estimativa do número de pessoas

As pessoas que vão a um evento open bar costumam pensar que, pelo preço cobrado, terão direito a beber o quanto quiserem até a festa acabar. Por isso, é importante estimar o número de pessoas que irá até o local, de modo que você saiba quanto de bebida deve estar disponível, evitando transtornos relacionados à falta de bebida, por exemplo.

Em geral, calcula-se 500 ml de bebida para cada mulher; já a quantidade de bebidas (vodka, cerveja, refrigerante, água, etc.) para homens tende a ser maior. Estima-se que deve haver 1 litro de uísque para cada 10 homens, 1 litro de cerveja por homem, 1 litro de vodka para cada 10 pessoas e 1 litro de refrigerante para cada litro de vodka ou outra bebida mais forte. Outro elemento importante é o gelo, que precisa ser disponibilizado em baldes térmicos (cerca de 1 kg de gelo picado por convidado).

5. Permissão para realizar o evento

Não se esqueça de que fazer eventos sem alvará é considerado crime. Logo, verifique se o salão, a chácara ou qualquer outro lugar onde o evento acontecerá pode sediar a festa. Ao calcular a quantidade de pessoas estimadas, você será capaz de reservar o ambiente ideal para o evento, sem deixar de lado a questão do alvará, que é primordial para evitar que você passe por complicações relacionadas à lei, principalmente por se tratar de um evento com alto teor de bebidas alcoólicas disponibilizadas aos frequentadores.

6. Escolha do nome

Toda festa requer um nome com a capacidade de chamar atenção do público-alvo. Sendo assim, capriche na hora de criar o nome do evento, com a finalidade de despertar o interesse dos eventuais participantes.

7. Divulgação eficaz

Ao desenvolver suas estratégias de divulgação, lembre-se de deixar claro que o evento é open bar, não importa qual seja o meio de divulgação escolhido. Se você não fizer isso, algumas pessoas poderão perder o interesse quando checarem os preços (que são mais elevados). Tenha em mente que festas open bar são muito atraentes, especialmente para quem prefere pagar um pouco mais e ter a liberdade de beber sem precisar ficar controlando a carteira durante a festa.

8. Planejamento organizado

Você deve montar uma planilha com os custos do evento, de modo a ter um planejamento organizado, diminuindo a possibilidade de ter prejuízo com o evento. Além de oferecer um serviço de alta qualidade, será possível controlar todos os gastos a partir de uma planilha organizada, contendo todos os detalhes da festa.

9. Projeto bem definido para atrair parceiros

A atração de patrocinadores, apoiadores e parceiros depende muito de como você apresenta o projeto a eles. Por conta disso, é essencial elaborar um projeto bastante detalhado e que ressalte os benefícios do evento para cada uma das partes possivelmente envolvidas.

10. Escolha de atrações adequadas

Por fim, selecione atrações que combinem com o tipo de evento, seja ele temático ou não. Assim, a chance de agradar aos participantes será maior, garantindo uma repercussão positiva para o seu negócio.

Dicas como Participar de Feiras

A seguir, estão algumas dicas para montar um estande ideal: como expor para valorizar o produto, cuidados para evitar a poluição visual, a importância do treinamento da equipe de atendimento e materiais de apoio necessários.

Estande: Deve ter um clima agradável, bonito e receptível. O espaço deve permitir receber, demonstrar e vender bem. Se possível, criar um espaço reservado para negociações. Nunca deixar o estande vazio.

Recepção: Receber o visitante com um sorriso e dar boas-vindas ao cliente. Oferecer água, café, biscoitos. Atendê-lo de imediato, prestar orientação segura e não formar uma barreira com os colegas na entrada do estande. Evitar termos como “às suas ordens” ou “posso ser útil”. Usar termos mais proativos como: “já conhece esse tipo de material?”, “gostaria de uma demonstração?”. Agradecer a visita ao seu estande.

Móveis: Evitar os excessos. Eles devem ser funcionais e não podem atrapalhar o fluxo de entrada e saída do estande; deve-se mantê-los sempre organizados.
Produtos: Definir quais serão expostos (escolha sempre o que tiver melhor design ou inovação) e agrupa-los por linhas e categorias. Os produtos devem atingir o público-alvo imediatamente, para isso, deve-se colocá-los em pedestais de diversos tamanhos ou projeta-los sobre a parede (nunca em superfícies planas). Todo equipamento ou máquina em exposição deve estar totalmente pronto e adequado para demonstração.

Plantas: Não podem interferir no tráfego da feira e, se danificadas, afetam negativamente a imagem do estande. Manter cuidados diários, principalmente em ambientes fechados, de calor intenso ou com correntes de ar. Se optar pelos arranjos artificiais, verifique a qualidade.

Tapetes: Devem ser limpos diariamente e colocados em áreas de menor tráfego.

Iluminação: Deve ser plena e ressaltar os produtos expostos. A luz difusa achata as formas e deixa fosco o brilho dos metais.

Logotipo/cartazes: É importante a colocação do nome e do logotipo da empresa no estande. Sua posição deve possibilitar uma ampla visualização e leitura a distância. Os cartazes devem ter conteúdo objetivo e legível, além de ressaltar lançamentos ou inovações. Dar preferência aos coloridos.

Brindes: Devem ter relação direta com o negócio da empresa. Pode ser a amostra de um produto ou itens como bonés e canetas, que ajudam a reforçar o nome da empresa (devem conter o nome e telefone). Dar apenas às pessoas que demonstrem interesse; fazer uma previsão de demanda diária (nunca deixar faltar).

Equipes: Definir e treinar a equipe responsável pelo atendimento e pela organização do estande.

Material de apoio: Providenciar folhetos, catálogos, revistas, cartão de visita, etc. Avaliar a demanda diária.

Material de expediente: Providenciar blocos, canetas, grampeador, cola, fita adesiva, clipes, canetas tipo marca-texto, etc.

Outras dicas:

• Ficar atento aos horários de montagem preestabelecidos pelos promotores da feira;
• Verificar como será feita a limpeza diária do estande;
• Fazer uma lista de clientes em potencial (para envio de material promocional ou agendamento de visita à empresa);
• Nunca encerrar as atividades antes do horário estabelecido pela organização da feira;
• Determinar a equipe que fará a desmontagem do estande;
• Contrate a TP Eventos para a organização do seu estande.

Acidente 500 Cabrio em 2014

Um exemplar do 500 Cabrio suspenso num display voltou a aparecer nesta quarta-feira (29) no estande da Fiat no Salão do Automóvel de São Paulo. Na terça (28), primeiro dia de visitação de imprensa ao evento, ele havia desabado.
De acordo com a Fiat, peças de aço que suspendiam o carrinho numa estrutura, na qual ele descrevia movimentos semicirculares, romperam-se e causaram a queda. Houve danos ao Cinquecento e a parte do piso, mas ninguém se feriu. Na hora do acidente (por volta de 15h30) acontecia uma apresentação da Toyota, em outro estande.
O local em que está o 500C fica isolado por uma divisória de vidro — recurso comum em salões, já que evita riscos à segurança e ao produto, ao mesmo tempo em que não barra a visão das pessoas. De acordo com a Fiat, a ideia é que o carro (exatamente o mesmo que caiu na terça) volte a girar, mas ainda não há confirmação de que isso será possível.

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Eventos como Ferramenta de Marketing

No entanto, há dois aspectos que fogem um pouco da tradição para colocarmos na equação. O primeiro deles é o modelo de trabalho que diversas empresas vêm aplicando: o Marketing Digital como parte essencial da aquisição de clientes da empresa. É um modelo que traz muitas vantagens e que em geral diminui os custos, mas que também acaba criando um distanciamento entre a empresa e o cliente, já que boa parte do relacionamento acontece de maneira online.

É comum que alguns potenciais clientes acabem não comprando justamente por falta desse contato presencial e dessa relação de confiança que é mais facilmente estabelecida no corpo a corpo. Também pode acontecer dessa distância de relacionamento influenciar quem já é cliente: alguém que poderia ficar mais tempo e renovar o uso de seu produto ou serviço acaba saindo antes e impedindo sua empresa de lucrar mais. Para a maioria dos casos sabemos que a distância não é problema, mas sabemos que sim, há impacto.

Há ainda o segundo aspecto relevante: vivemos tempos de contração econômica e nessas horas é muito comum que as empresas procurem cortar seus custos, sendo a área de Marketing uma das mais afetadas. A consequência é a necessidade de ser cada vez mais necessário também comprovar resultados concretos através do fechamento de oportunidades de negócio, retenção e upsell a clientes atuais.

O ideal hoje é que um evento como ferramenta de Marketing seja o casamento entre vários interesses: que consiga juntar clientes e potenciais clientes que só se relacionam com a empresa à distância e que isso gere novas receitas comprovadas para a empresa. A construção de marca pode acabar sendo uma consequência ao redor desses pilares.

Um setor de marketing voltado a resultados não precisa ser réfem das reduções de orçamento em tempos de crise ou dos ajustes no planejamento estratégico de sua empresa. Produzir eventos como parte do projeto do reconhecimento da marca e melhorar a retenção de clientes permite que você se justifique com indicadores importantes, tais como:

• A porcentagem do público do evento que não era nosso cliente e se tornou após a participação no evento e que, com isso, gerou um aumento de cerca de x reais no faturamento da empresa;

• Com uma taxa de retenção média de clientes de 80%, os participantes que conseguimos atrair para os eventos da nossa empresa demonstraram taxas de retenção de 95% e ganhos de y reais a mais que a média;

• Normalmente, o ciclo de vendas da nossa empresa é de 2 meses. Mas graças ao conteúdo oferecido por nós e uma qualificação cuidadosa dos nossos possíveis clientes, o ciclo de venda dos participantes de nosso evento é 30% menor.

Dessa forma, a produtividade da equipe de vendas é ampliada – já que agora ela consegue vender mais.

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