Eventos & Eventos Híbridos

Eventos?

Evento é toda ocorrência ou acontecimento onde determinado grupo e/ou organização interage com públicos diversos ou específicos com o objetivo de divulgar, capacitar, educar, promover ou integrar.
Para o êxito de um evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, é indispensável buscar a qualidade em todos os detalhes que envolvem sua realização.

Segmentos de Eventos

Para facilitar o planejamento e a definição de objetivos os eventos podem ser divididos em alguns segmentos. Confira as características dos principais segmentos de eventos:

Entretenimento

Nos eventos culturais, o objetivo principal é proporcionar diversão e entretenimento ao público. Aqui, os produtores de eventos exploram bastante a criatividade para gerar experiências únicas aos participantes! Nos eventos de entretenimento, é comum vermos ativações de marcas, e a distribuição de brindes variados, como copos, camisetas, chaveiros, adesivos e muito mais.

Dentre os principais tipos de eventos de entretenimento, temos os festivais e shows musicais, exposições artísticas, festivais de gastronomia e festas.

Eventos Corporativos

Os eventos corporativos são realizados por empresas ou instituições. Os objetivos são variados, podendo visar o treinamento de colaboradores, e a criação de uma relação mais próxima com clientes, parceiros e novos consumidores ou usuários do produto ou serviço produzido pela empresa.

Os eventos corporativos costumam ser mais formais e exigem bastante antecipação da agenda do evento – ou seja, de um planejamento específico sobre os assuntos que serão abordados. Os principais modelos de eventos desse segmento são as feiras, conferências, reuniões e treinamentos.

Eventos Educacionais

Como o próprio nome já diz, o foco dos eventos educacionais está no aprendizado! Eles podem ser direcionados a estudantes, profissionais ou ao público leigo que deseja se especializar em um assunto.

Geralmente, os eventos educacionais contam com a emissão de certificados aos participantes e aos palestrantes! Assim, eles podem comprovar a experiência ou o conhecimento adquirido. Dentre os principais tipos de eventos educacionais, estão os cursos, congressos, workshops, mesas redondas, palestras e seminários.

Eventos Esportivos

Os eventos esportivos incentivam a prática de esportes e atividades físicas variadas. Costumam incluir a realização de provas, competições e jogos, geralmente com premiações no final aos vencedores.

Um diferencial é que os eventos esportivos podem ser voltados a atletas profissionais ou amadores – ou seja, qualquer pessoa pode participar, de acordo com os critérios do evento sendo realizado! Os mais comuns são as corridas, maratonas, campeonatos e jogos individuais.

Eventos Sociais

Os eventos sociais são bastante parecidos com os eventos de entretenimento, já que, na maioria das vezes, o objetivo deles também é a diversão e a confraternização entre os presentes. No entanto, eles não possuem caráter comercial e muitas vezes são particulares – ou seja, destinados a um público específico ou apenas a convidados.

Dentre os eventos sociais, estão as festas, casamentos, happy hours, aniversários, churrascos e festas de formatura.

EQUIPES PARA EVENTOS

Coordenação e Organização

Responsabilidades: elaborar o planejamento geral do evento; estabelecer, monitorar e garantir o trabalho sinérgico das equipes de apoio; coordenar o evento e suas atividades; garantir a realização do evento conforme o planejado; elaborar o relatório final do evento.

Comitê Técnico-Científico e Cultural

Responsabilidades: elaborar a programação detalhada do evento (alterando-a quando necessário); definir conteúdo do material técnico a ser distribuído (apostilas, cartilhas, anais, compêndios e outros);convidar palestrantes; receber e coordenar a apresentação de trabalhos científicos.

Equipe de Credenciamento e Atendimento a Participantes

Responsabilidades: prestar informação durante inscrições; executar o credenciamento dos participantes, distribuindo os materiais necessários; emitir certificados; monitorar frequência de participantes.

Equipe de Atendimento e Apoio a Palestrantes

Responsabilidades: prestar informações a palestrantes sobre programação do evento, traslado e hospedagem; monitorar chegada e saída de palestrantes; fornecer apoio durante as palestras.

Equipe de Cerimonial

Responsabilidades: elaborar o Roteiro de Cerimonial; fazer a locução do evento; recepcionar autoridades; organizar mesa diretiva; providenciar reserva de lugares em auditório ou mesas de jantar; coordenar cerimônias de abertura e encerramento.

Equipe de Comunicação e Divulgação

Responsabilidades: elaborar planejamento de mídia para o evento; desenvolver artes e programação visual para impressos e material eletrônico; providenciar e monitorar impressão de materiais promocionais e informativos; distribuir materiais de divulgação; prestar atendimento à imprensa; providenciar o fechamento de clipping eletrônico e impresso para elaboração de relatório final.

Secretaria Executiva

Responsabilidades: acompanhar trabalho de equipe de atendimento a palestrantes e participantes; verificar se todos os equipamentos estão devidamente instalados; armazenar e fornecer materiais de apoio durante o evento; providenciar a impressão ou cópia de documentos quando solicitado; avisar responsáveis sobre mudanças na programação; controlar a freqüência de monitores de área.

Equipe de Tecnologia da Informação

Responsabilidades: acompanhar instalação de equipamentos de informática (computadores, telões, datashow, cabos de rede, roteadores, antenas); seguir todo o evento, prestando auxílio quando necessário.

Equipe de Logística

Responsabilidades: providenciar os serviços necessários ao evento (decoração, iluminação, alimentação, projeção, traslado, hospedagem e outros) ; garantir que, no dia do evento, cada serviço seja executado dentro das especificações e prazos estipulados; recolher notas fiscais dos fornecedores e repassá-las para equipe de contabilidade para pagamento;

Equipe Comercial e Contabilidade

Responsabilidades: fazer cotações, gerir contratos com fornecedores; acompanhar despesas gerais do evento; verificar fluxo de caixa; monitorar pagamento de inscrições; monitorar entrada de patrocínios e doações; providenciar pagamento de fornecedores; elaborar relatório financeiro do evento;

Equipe de Serviços Gerais e Manutenção

Responsabilidades: providenciar e instalar cabeamento elétrico, iluminação e telefones; verificar se o espaço está devidamente climatizado e higienizado; garantir que a estrutura física do local esteja em perfeitas condições de uso, providenciando de imediato a troca de equipamentos, cabos e lâmpadas quando necessário; providenciar limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento.

Equipe de Segurança

Responsabilidades: fornecer apoio à recepção durante entrada e saída de participantes; monitorar toda a área do evento, evitando acesso de pessoas que ofereçam riscos ao bem-estar dos públicos participantes.

Equipe de Estacionamento

Responsabilidades: acompanhar chegada e saída de veículos; monitorar pagamento de estacionamento, quando necessário; conduzir carros oficiais e de autoridades às vagas reservadas no estacionamento; manter controle sobre fluxo de veículos; garantir a segurança dos veículos estacionados.

O que são Eventos Híbridos?

Por definição, o evento híbrido é a junção de dois formatos diferentes. Existem alguns profissionais do mercado que consideram esta mescla o uso de sessões previamente gravadas com outras transmitidas ao vivo.

No entanto, o conceito mais utilizado para defini-lo é o de um evento que acontece presencial e virtualmente – tudo isso ao mesmo tempo. Ou seja, os participantes ou os palestrantes podem estar à distância.

Para isso, o evento híbrido depende do live streaming para ser realizado. Além de uma plataforma de transmissão ao vivo, é necessário ter uma equipe de produção profissional e um link de internet dedicado.

Apesar da definição em comum destes eventos representarem a junção dos modelos presencial e virtual, nem todos são organizados da mesma maneira. Existem três tipos de eventos híbridos:

Conexão com Participantes Remotos

É o que realiza a conexão com participantes remotos. Além deles, outras pessoas estão no local e o acompanham presencialmente. Neste formato, todos possuem as mesmas possibilidades de interação.

Ou seja, os participantes virtuais podem enviar vídeos, áudios e mensagens através da plataforma de transmissão ao vivo. Além disso, todos os conteúdos deste evento estarão disponíveis para eles – sejam resultados das interações, estudos até o networking. E isso sem contar o acesso aos expositores e patrocinadores, quando necessário.

Conexão com Palestrante Remoto

Também existe a possibilidade de utilizar o modelo híbrido para conectar palestrantes remotos a um evento com participantes presenciais. Pode ser somente um ou até mais speakers, que utilizarão um software de videoconferência para isso. Como a qualidade da imagem e do áudio são importantes, todos precisam ter uma boa conexão de internet.

Multi Hub Meeting

Por se tratar o tipo de maior complexidade na organização, o Multi Hub Meeting é o menos utilizado no mercado. Aqui, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo.

Para utilizar este modelo, é necessário ter uma infraestrutura robusta e ter cuidado maior com a logística – afinal, trata-se de uma solução que geralmente conecta mais de um evento presencial, cada um com graus de interação diferentes.

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