CALCULAR ALIMENTAÇÃO, BEBIDA E SERVIÇOS PARA EVENTOS

A primeira dica é contar a quantidade de convidados que pretende receber e separar por faixa etária. Quanto mais jovens, mais comida será consumida e provavelmente mais bebidas alcóolicas. O mesmo vale para os homens, que acabam bebendo mais do que as mulheres. E se tiver muita criança, a quantidade de refrigerante precisará ser maior.

Enfim, esses são só alguns exemplos, de quantidades x idade e gênero. Mas claro que todas essas quantidades também vão variar de acordo com o tempo da festa que você pretende dar. Numa festa de 4 horas de duração, você vai planejar uma quantidade x de comidas e bebidas. Se a duração for maior, aumente proporcionalmente a cada hora que for acrescentada.

Para garantir que não vai mais errar no cálculo e passar vergonha como anfitrião de uma festa, aí vai um guia prático das quantidades divididas por comida, bebida e outros itens também muito importantes, que não devem ser esquecidos.

QUANTIDADE DE BEBIDA

Dica 1: em primeiro lugar é preciso analisar uma série de variáveis importante sobre a festa, como o tempo de duração do evento. Uma evento longa com certeza irá consumir mais bebidas. Também é preciso definir se será um coquetel, almoço ou jantar;
Dica 2: a faixa etária dos convidados também é importante, normalmente os jovens bebem mais que os mais velhos e as crianças bebem a metade dos adultos;
Dica 3: quando será a festa? Inverno, Verão? os tipos de bebidas variam, no verão o consumo de água, refrigerantes e cerveja aumenta, e no inverno o vinho é mais consumido.

Não esqueça: o mais importante aqui é a qualidade, afinal, nada mais chato do que acordar com ressaca na manhã seguinte porque a bebida era da pior qualidade. e lembre-se, melhor sobrar do que faltar.

Refrigerante: 400 ml por pessoa se também servir outras bebidas e 600 ml por pessoa se servir apenas refrigerantes e água. Se for em lata, 02 por pessoa. Não esqueça de ter opções diet, pois há que gostam e preferem e os que não podem ingerir açúcar;
Suco: 02 copos por pessoa ou 600 ml;
Água mineral: 2 copinhos de 300ml por pessoa / 1 litro para 4 pessoas lembre-se: muitas pessoas não bebem refrigerantes. Por isso é importante colocar à disposição dos convidados água tônica e água mineral com e sem gás para quem não toma bebidas alcoólicas;
Vinho tinto: 1 garrafa de para cada 3 ou 4 pessoas durante um almoço ou jantar e 1 garrafa de vinho para cada 2 pessoas em um coquetel;
Vinho branco: 1 garrafa para cada 2 pessoas;
Espumante: 1 garrafa para cada 2 pessoas em uma festa “bolo-com-champanhe”, onde o champanhe será servido do começo ao fim da festa e 1 garrafa de champanhe: para cada 8 pessoas na hora do brinde;
Whisque: 1 garrafa de 750 ml fornece 20 doses, ideal para 6 pessoas;
Cerveja: 2 garrafas por pessoa ou 4 latas;
Caipirinha: 3 a 4 por pessoa;
Outras bebidas: Vodka, Run e Tequila – 3 doses por pessoa.

Coquetelaria Gourmet

QUANTIDADE DE COMIDA

Canapés: 4 ou 5 por pessoa. Eles não são feitos para satisfazer a fome do convidado e sim para distraí-los;
Salgadinhos: 6 a 8 por pessoa, caso vá haver um jantar completo. Se for servido apenas o coquetel, 12 a 15 por pessoa;
Sanduíches: 1 metro de sanduíche serve 6 pessoas. Mini sanduíches: 5 ou 6 por pessoa.
Queijos: 150g por pessoa;
Arroz: 50g por pessoa (ainda cru);
Massas: 150 a 200g por pessoa;
Camarão: 70g por pessoa;
Carne e peixes: 200g por pessoa;
Churrasco: 300g de carne por pessoa / 100g de farofa e 100g de vinagrete por pessoa, 1 pacote de carvão a cada 10 kg de carne;
Pedaço de pizza: 8 pedaços de pizza salgada e 3 pedaços de pizza doce por pessoa. (quando a festa só tem pizza, no estilo buffet de pizza, onde o pedaço é bem menor que o normal)
Almoço ou jantar: 50g de arroz cru por pessoa, 300g de carnes/peixe/frango por pessoa, 150g de frutas/legumes/verduras por pessoa.

QUANTIDADE DE DOCES

Bolo: 100 a 150g por pessoa. Mas lembre-se que apenas 40% dos convidados comem bolo. Homem de um modo geral não comem;
Tortas: 2 pedaços por pessoa;
Doces: 30g por pessoa (compota);
Sorvete: 1kg = 20 bolas. Calcula-se uma bola por pessoa;
Docinhos: 4 a 5 por pessoa;
Bombons: 6 a 12 por pessoa.

UTENSÍLIOS

Copos: Lembrar dos copos é muito importante: calcule de 2 a 3 copos por pessoa (no caso dos de vidro) e de 4 a 5 (se forem de plástico). Os copos de vidro devem variar entre tulipas, taças, copos para refrigerante, água e ou suco. Sempre aparece um copo quebrado, então nunca faça a conta certinha pelo número de pessoas. E copos descartáveis então, deve-se comprar muitos, pois o hábito é jogar fora e pegar outro, sempre que for se servir novamente;
Pratos: 1 prato por pessoa / se for descartável 2;
Talheres: 2 jogos de garço e faca por pessoa / se for descartável 5 / o mesmo para colher de sobremesa;
Guardanapos: 50 unidades para cada 10 pessoas.

CÁLCULOS IMPORTANTES

Garçon: calcule 1 garçom para cada 15 convidados em coquetéis e 1 garçom para cada 12 convidados em jantares onde os convidados ficam sentados;
Segurança: 1 para cada 20 pessoas em eventos abertos e para um público grande e 1 para cada 50 em eventos mais tranquilos;
Equipe de limpeza: 1 para cada 50 pessoas, fora banheiros (1 para cada);
Lembrancinha: normalmente apenas para mulheres em casamentos e festas de adulto e em festas infantis, para todas as crianças. É bom ter sempre uma margem de 20% a mais;
VALET: sempre dar uma opção de serviço de Valet ou estacionamento conveniado para o cliente.

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LATAM Retail Show | Congress & Expo

Em sua primeira edição os participantes do LATAM Retail Show tiveram a oportunidade de experimentar dias ininterruptos de conteúdos exclusivos em congressos e apresentações de cases de sucesso da GS&MD • Gouvêa de Souza. Em 2015, o evento reuniu cinco deles: o 18° Fórum de Varejo da América Latina; o 6° Fórum Internacional de Gestão de Redes de Negócios e Franquias; o 5° Fórum Internacional de Varejo Digital – Digitaling; o 4° Fórum Internacional de Design no Varejo – Redesign; e o 3° Retail Real Estate.

Em 2016, a reunimos milhares de profissionais do varejo latino-americano para o congresso, com seu conteúdo de altíssima qualidade e para a feira, que teve mais de 100 expositores apresentando suas soluções inovadoras para o varejo. Além disso, um público altamente qualificado acompanhou dezenas de palestrantes nacionais e internacionais na Arena Mercado&Consumo montada no meio da área de exposição.

Seu planejamento de eventos pode estar errado???

Sua checklist está muito vaga

A atenção aos detalhes pode significar a diferença entre convenção que é apenas “ok” e um evento incrível na sua empresa. Por exemplo, a única maneira de garantir que sua checklist contenha crachás com nomes impressos, etiquetas em branco para participantes de última hora e canetas para escrever os nomes é escrevendo esses detalhes na checklist. Se houver um item apenas com “Crachás”, isso vai lembrar você que você precisa delas, mas incluir mais detalhes vai garantir que o trabalho será bem feito:

Checklist com itens vagos

● Crachás
● Itens entregues aos participantes

Checklist com itens detalhados

● Crachás com nomes impressos
● Cordões ou pins
● Etiquetas em branco
● Canetas
● Programação da convenção
● Mapa do local
● Login e senha para acessar o WiFi
● Mesa ou cadeira individual do participante
● Informações turísticas locais
● Pesquisas ou questionários

Lembre-se: quanto mais abrangente for sua checklist, mais provável será que você preste atenção a todos esses detalhes. Uma lista detalhada também permite que você facilmente atribua tarefas para outras pessoas sem se preocupar se elas entenderão o que precisa ser feito.

Sua checklist está desatualizada

Convenção tecnológica

A checklist faz referência a uma filmadora ou a uma máquina de fax? Se o fizer, talvez seja a hora de uma revisão. Você pode pensar que não é grande coisa ter itens desatualizados na checklist, afinal você pode apenas atualizar esses itens em sua cabeça, certo? Errado. Mudanças na tecnologia muitas vezes significam sistemas completamente novos. Agora você pode não ter que se preocupar em conectar um cabo para acessar um site ou arquivo. Na verdade, você pode até não ter acesso a uma tomada, mas terá de usar o WiFi. Seu checklist traz a necessidade de descobrir como acessar o WiFi do local do evento? Você não quer descobrir que a resposta para essa pergunta é “não” apenas quando souber que precisa do WiFi para acessar a sua apresentação.

Redes sociais

Uma checklist desatualizada pode não incluir tarefas relacionadas à tecnologia mais recente para melhorar o envolvimento dos participantes, como as redes sociais. Certifique-se de incluir as redes sociais na checklist com as seguintes subtarefas:
Crie uma página do Facebook para a convenção e uma hashtag do Twitter para que os participantes interajam uns com os outros.
Compartilhe fotos como teasers nas semanas que antecederam o evento (use a hashtag!).
Use as principais redes sociais para postar informações e encorajar posts dos participantes.
Envie um lembrete após o evento para que os participantes compartilhem suas fotos. Inclua um link para qualquer feed da convenção que já tenha imagens.

Informações de contato

A tecnologia não é o único item da checklist que pode ficar desatualizado. As informações de contato de empresas de transporte podem ter mudado e você não vai descobrir até o momento em que houver um grupo perdido no aeroporto. Se você tiver esses detalhes atualizados em seu checklist, você não perderá tempo nem ficará estressado(a) ao chamar um carro para um dos palestrantes.

Faltam seções em sua checklist

Você pode ter a checklist mais atualizada e bem planejada para sua convenção, mas se faltarem informações cruciais, o mesmo acontecerá com seu evento. Sua checklist inclui uma seção para ações off-site e para aprendizagem experiencial? E quanto a todos os detalhes relativos ao tema da convenção? À medida que você continuar desenvolvendo e aprimorando seus eventos corporativos, adicione novas seções de acordo com essas mudanças.
Uma boa checklist para planejar suas convenções pode ajudar na execução do evento. Quando você tem em mãos uma checklist com todas as seções relevantes e detalhes atualizados, é fácil modificá-la para o seu próximo evento. Ela servirá para lembrar de atividades que você pode ter esquecido desde a sua última convenção. Por exemplo, se você tiver começado a incluir módulos de treinamento em todos os eventos da empresa, inclua uma seção para essa atividade. Assim, você estará mais preparado para fazer novamente esse planejamento na próxima convenção.

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