CALCULAR ALIMENTAÇÃO, BEBIDA E SERVIÇOS PARA EVENTOS

A primeira dica é contar a quantidade de convidados que pretende receber e separar por faixa etária. Quanto mais jovens, mais comida será consumida e provavelmente mais bebidas alcóolicas. O mesmo vale para os homens, que acabam bebendo mais do que as mulheres. E se tiver muita criança, a quantidade de refrigerante precisará ser maior.

Enfim, esses são só alguns exemplos, de quantidades x idade e gênero. Mas claro que todas essas quantidades também vão variar de acordo com o tempo da festa que você pretende dar. Numa festa de 4 horas de duração, você vai planejar uma quantidade x de comidas e bebidas. Se a duração for maior, aumente proporcionalmente a cada hora que for acrescentada.

Para garantir que não vai mais errar no cálculo e passar vergonha como anfitrião de uma festa, aí vai um guia prático das quantidades divididas por comida, bebida e outros itens também muito importantes, que não devem ser esquecidos.

QUANTIDADE DE BEBIDA

Dica 1: em primeiro lugar é preciso analisar uma série de variáveis importante sobre a festa, como o tempo de duração do evento. Uma evento longa com certeza irá consumir mais bebidas. Também é preciso definir se será um coquetel, almoço ou jantar;
Dica 2: a faixa etária dos convidados também é importante, normalmente os jovens bebem mais que os mais velhos e as crianças bebem a metade dos adultos;
Dica 3: quando será a festa? Inverno, Verão? os tipos de bebidas variam, no verão o consumo de água, refrigerantes e cerveja aumenta, e no inverno o vinho é mais consumido.

Não esqueça: o mais importante aqui é a qualidade, afinal, nada mais chato do que acordar com ressaca na manhã seguinte porque a bebida era da pior qualidade. e lembre-se, melhor sobrar do que faltar.

Refrigerante: 400 ml por pessoa se também servir outras bebidas e 600 ml por pessoa se servir apenas refrigerantes e água. Se for em lata, 02 por pessoa. Não esqueça de ter opções diet, pois há que gostam e preferem e os que não podem ingerir açúcar;
Suco: 02 copos por pessoa ou 600 ml;
Água mineral: 2 copinhos de 300ml por pessoa / 1 litro para 4 pessoas lembre-se: muitas pessoas não bebem refrigerantes. Por isso é importante colocar à disposição dos convidados água tônica e água mineral com e sem gás para quem não toma bebidas alcoólicas;
Vinho tinto: 1 garrafa de para cada 3 ou 4 pessoas durante um almoço ou jantar e 1 garrafa de vinho para cada 2 pessoas em um coquetel;
Vinho branco: 1 garrafa para cada 2 pessoas;
Espumante: 1 garrafa para cada 2 pessoas em uma festa “bolo-com-champanhe”, onde o champanhe será servido do começo ao fim da festa e 1 garrafa de champanhe: para cada 8 pessoas na hora do brinde;
Whisque: 1 garrafa de 750 ml fornece 20 doses, ideal para 6 pessoas;
Cerveja: 2 garrafas por pessoa ou 4 latas;
Caipirinha: 3 a 4 por pessoa;
Outras bebidas: Vodka, Run e Tequila – 3 doses por pessoa.

Coquetelaria Gourmet

QUANTIDADE DE COMIDA

Canapés: 4 ou 5 por pessoa. Eles não são feitos para satisfazer a fome do convidado e sim para distraí-los;
Salgadinhos: 6 a 8 por pessoa, caso vá haver um jantar completo. Se for servido apenas o coquetel, 12 a 15 por pessoa;
Sanduíches: 1 metro de sanduíche serve 6 pessoas. Mini sanduíches: 5 ou 6 por pessoa.
Queijos: 150g por pessoa;
Arroz: 50g por pessoa (ainda cru);
Massas: 150 a 200g por pessoa;
Camarão: 70g por pessoa;
Carne e peixes: 200g por pessoa;
Churrasco: 300g de carne por pessoa / 100g de farofa e 100g de vinagrete por pessoa, 1 pacote de carvão a cada 10 kg de carne;
Pedaço de pizza: 8 pedaços de pizza salgada e 3 pedaços de pizza doce por pessoa. (quando a festa só tem pizza, no estilo buffet de pizza, onde o pedaço é bem menor que o normal)
Almoço ou jantar: 50g de arroz cru por pessoa, 300g de carnes/peixe/frango por pessoa, 150g de frutas/legumes/verduras por pessoa.

QUANTIDADE DE DOCES

Bolo: 100 a 150g por pessoa. Mas lembre-se que apenas 40% dos convidados comem bolo. Homem de um modo geral não comem;
Tortas: 2 pedaços por pessoa;
Doces: 30g por pessoa (compota);
Sorvete: 1kg = 20 bolas. Calcula-se uma bola por pessoa;
Docinhos: 4 a 5 por pessoa;
Bombons: 6 a 12 por pessoa.

UTENSÍLIOS

Copos: Lembrar dos copos é muito importante: calcule de 2 a 3 copos por pessoa (no caso dos de vidro) e de 4 a 5 (se forem de plástico). Os copos de vidro devem variar entre tulipas, taças, copos para refrigerante, água e ou suco. Sempre aparece um copo quebrado, então nunca faça a conta certinha pelo número de pessoas. E copos descartáveis então, deve-se comprar muitos, pois o hábito é jogar fora e pegar outro, sempre que for se servir novamente;
Pratos: 1 prato por pessoa / se for descartável 2;
Talheres: 2 jogos de garço e faca por pessoa / se for descartável 5 / o mesmo para colher de sobremesa;
Guardanapos: 50 unidades para cada 10 pessoas.

CÁLCULOS IMPORTANTES

Garçon: calcule 1 garçom para cada 15 convidados em coquetéis e 1 garçom para cada 12 convidados em jantares onde os convidados ficam sentados;
Segurança: 1 para cada 20 pessoas em eventos abertos e para um público grande e 1 para cada 50 em eventos mais tranquilos;
Equipe de limpeza: 1 para cada 50 pessoas, fora banheiros (1 para cada);
Lembrancinha: normalmente apenas para mulheres em casamentos e festas de adulto e em festas infantis, para todas as crianças. É bom ter sempre uma margem de 20% a mais;
VALET: sempre dar uma opção de serviço de Valet ou estacionamento conveniado para o cliente.

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Calcular o ROI do seu Evento

Tão importante quanto promover um evento corporativo é saber calcular o retorno que ele trouxe. Especialmente nos dias atuais, nos quais as empresas têm buscado maior índice de custo-benefício, investindo o mínimo possível. Calcular o ROI de eventos vai além da fórmula “lucro líquido divido pelos custos”. Outros fatores devem ser considerados para mensurar o retorno real.

Tendo em mente o objetivo do seu evento corporativo, devemos avaliar se ele foi alcançado. Isso pode ser feito por meio do nível de interação atingido entre os participantes e a empresa, se houve captação de novos clientes e como eles foram impactados pelo que aprenderam naquele momento.

O que é ROI e para que serve?

Return on Investment (ROI) é a análise dos retornos obtidos a partir de determinada ação. Partindo do pressuposto que toda ação tem um objetivo, a ideia é mensurar aquilo que foi alcançado e analisar seus resultados. Isso significa avaliar se aquela ação atingiu a meta esperada, como isso aconteceu, quais foram os impactos e, finalmente, se o investimento valeu a pena.

Métricas utilizadas para calcular o ROI de um evento corporativo.

Para facilitar o entendimento de como as métricas podem ser usadas, vamos imaginar a seguinte situação: você está organizando um jantar para empresários com alto potencial para se tornarem clientes da empresa. A proposta do evento é apresentar uma nova linha de produtos, específica para o mercado deles e pioneira do país. O objetivo é convencer os empresários de que esses produtos vão reduzir em 40% seus custos de produção mensais.

Como se calcula o ROI?

A conta para se obter esse número é bem simples, na verdade.

ROI = (GANHO OBTIDO – INVESTIMENTO INICIAL) / INVESTIMENTO INICIAL

Assumindo, por exemplo, que o ganho obtido da sua empresa tenha sido 500 mil reais e o investimento inicial tenha sido de 100 mil reais, temos:

ROI = (500.000 – 100.000) / 100.000

ROI = 4

Neste caso, o resultado significa que o retorno foi de quatro vezes o investimento inicial. E para você obter o ROI em forma de porcentagem, deve multiplicar o resultado do cálculo acima por 100. No exemplo citado, então, o retorno sobre investimento foi de 400%.

Agora, uma observação importante: o valor do investimento inicial deve incluir o dinheiro gasto em todo o processo e o tempo despendido. Assim, toda e qualquer despesa, por menor que tenha sido, deve ter sido incluída se o objetivo é ter um resultado mais preciso.

Satisfação dos participantes.

O primeiro passo para mensurar o sucesso de um evento corporativo é entender se os empresários ficaram satisfeitos com o que presenciaram. Imaginando que são pessoas muito ocupadas, será que eles acharam o tempo bem investido ou poderiam ter feitos coisas mais importantes se não tivessem comparecido?

Conhecimento promovido.

Mais do que conhecer um novo produto ou serviço, as pessoas comparecem a eventos com a intenção de aprender algo novo. Se a nova linha de produtos da empresa vai causar impacto ao empresário, como isso será feito? Quais tecnologias foram usadas? O que há de diferente no seu produto, em termos técnicos? Como mensurar a economia prometida?

Interação do participante com a empresa.

No exemplo citado, é importante avaliar a interação que os empresários passaram a ter com a empresa que promoveu o evento. Ainda que não tenham se tornado clientes, eles procuraram saber mais sobre a companhia e os produtos oferecidos? Se mostraram receptivos para novas abordagens? Têm interesse em negociar com a empresa?

Captação de novos clientes.

Esse fator é conhecido por todos e, comumente, é um dos únicos avaliados para medir o sucesso de uma ação. Mas, vale ressaltar que a o participante só se torna cliente, nesse caso que apresentamos, se as métricas anteriores tiverem sido favoráveis em relação a ele. Ou seja, torná-lo um cliente é uma consequência do impacto que o evento trouxe.

Ferramentas para calcular o ROI do seu evento corporativo.

Inicialmente, é importante que a empresa tenha ao menos dois mecanismos para mensurar o resultado de um evento: uma ferramenta de pesquisa e uma plataforma de CRM (Customer Relationship Management). A pesquisa pode ser feita através de serviços como o QuickTapSurvey ou aplicativos para dispositivos móveis desenvolvidos para o evento. Quanto ao CRM, trata-se de um item fundamental para segmentar os clientes que serão convidados e mensurar os resultados das vendas que surgiram a partir do evento.

Calcular o ROI de eventos não é tão simples quanto parece. Pensar apenas nos investimentos financeiros aplicados ao evento e o resultado em vendas que ele trouxe, pode apresentar uma resposta muito rasa. Além disso, essa avaliação é fundamental para que a empresa aprimore suas abordagens e formas de comunicação.

A TP Eventos esta preparada em calcular seu ROI e prestar todos os serviços necessário para excelência em seus eventos.

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