CALCULAR ALIMENTAÇÃO, BEBIDA E SERVIÇOS PARA EVENTOS

A primeira dica é contar a quantidade de convidados que pretende receber e separar por faixa etária. Quanto mais jovens, mais comida será consumida e provavelmente mais bebidas alcóolicas. O mesmo vale para os homens, que acabam bebendo mais do que as mulheres. E se tiver muita criança, a quantidade de refrigerante precisará ser maior.

Enfim, esses são só alguns exemplos, de quantidades x idade e gênero. Mas claro que todas essas quantidades também vão variar de acordo com o tempo da festa que você pretende dar. Numa festa de 4 horas de duração, você vai planejar uma quantidade x de comidas e bebidas. Se a duração for maior, aumente proporcionalmente a cada hora que for acrescentada.

Para garantir que não vai mais errar no cálculo e passar vergonha como anfitrião de uma festa, aí vai um guia prático das quantidades divididas por comida, bebida e outros itens também muito importantes, que não devem ser esquecidos.

QUANTIDADE DE BEBIDA

Dica 1: em primeiro lugar é preciso analisar uma série de variáveis importante sobre a festa, como o tempo de duração do evento. Uma evento longa com certeza irá consumir mais bebidas. Também é preciso definir se será um coquetel, almoço ou jantar;
Dica 2: a faixa etária dos convidados também é importante, normalmente os jovens bebem mais que os mais velhos e as crianças bebem a metade dos adultos;
Dica 3: quando será a festa? Inverno, Verão? os tipos de bebidas variam, no verão o consumo de água, refrigerantes e cerveja aumenta, e no inverno o vinho é mais consumido.

Não esqueça: o mais importante aqui é a qualidade, afinal, nada mais chato do que acordar com ressaca na manhã seguinte porque a bebida era da pior qualidade. e lembre-se, melhor sobrar do que faltar.

Refrigerante: 400 ml por pessoa se também servir outras bebidas e 600 ml por pessoa se servir apenas refrigerantes e água. Se for em lata, 02 por pessoa. Não esqueça de ter opções diet, pois há que gostam e preferem e os que não podem ingerir açúcar;
Suco: 02 copos por pessoa ou 600 ml;
Água mineral: 2 copinhos de 300ml por pessoa / 1 litro para 4 pessoas lembre-se: muitas pessoas não bebem refrigerantes. Por isso é importante colocar à disposição dos convidados água tônica e água mineral com e sem gás para quem não toma bebidas alcoólicas;
Vinho tinto: 1 garrafa de para cada 3 ou 4 pessoas durante um almoço ou jantar e 1 garrafa de vinho para cada 2 pessoas em um coquetel;
Vinho branco: 1 garrafa para cada 2 pessoas;
Espumante: 1 garrafa para cada 2 pessoas em uma festa “bolo-com-champanhe”, onde o champanhe será servido do começo ao fim da festa e 1 garrafa de champanhe: para cada 8 pessoas na hora do brinde;
Whisque: 1 garrafa de 750 ml fornece 20 doses, ideal para 6 pessoas;
Cerveja: 2 garrafas por pessoa ou 4 latas;
Caipirinha: 3 a 4 por pessoa;
Outras bebidas: Vodka, Run e Tequila – 3 doses por pessoa.

Coquetelaria Gourmet

QUANTIDADE DE COMIDA

Canapés: 4 ou 5 por pessoa. Eles não são feitos para satisfazer a fome do convidado e sim para distraí-los;
Salgadinhos: 6 a 8 por pessoa, caso vá haver um jantar completo. Se for servido apenas o coquetel, 12 a 15 por pessoa;
Sanduíches: 1 metro de sanduíche serve 6 pessoas. Mini sanduíches: 5 ou 6 por pessoa.
Queijos: 150g por pessoa;
Arroz: 50g por pessoa (ainda cru);
Massas: 150 a 200g por pessoa;
Camarão: 70g por pessoa;
Carne e peixes: 200g por pessoa;
Churrasco: 300g de carne por pessoa / 100g de farofa e 100g de vinagrete por pessoa, 1 pacote de carvão a cada 10 kg de carne;
Pedaço de pizza: 8 pedaços de pizza salgada e 3 pedaços de pizza doce por pessoa. (quando a festa só tem pizza, no estilo buffet de pizza, onde o pedaço é bem menor que o normal)
Almoço ou jantar: 50g de arroz cru por pessoa, 300g de carnes/peixe/frango por pessoa, 150g de frutas/legumes/verduras por pessoa.

QUANTIDADE DE DOCES

Bolo: 100 a 150g por pessoa. Mas lembre-se que apenas 40% dos convidados comem bolo. Homem de um modo geral não comem;
Tortas: 2 pedaços por pessoa;
Doces: 30g por pessoa (compota);
Sorvete: 1kg = 20 bolas. Calcula-se uma bola por pessoa;
Docinhos: 4 a 5 por pessoa;
Bombons: 6 a 12 por pessoa.

UTENSÍLIOS

Copos: Lembrar dos copos é muito importante: calcule de 2 a 3 copos por pessoa (no caso dos de vidro) e de 4 a 5 (se forem de plástico). Os copos de vidro devem variar entre tulipas, taças, copos para refrigerante, água e ou suco. Sempre aparece um copo quebrado, então nunca faça a conta certinha pelo número de pessoas. E copos descartáveis então, deve-se comprar muitos, pois o hábito é jogar fora e pegar outro, sempre que for se servir novamente;
Pratos: 1 prato por pessoa / se for descartável 2;
Talheres: 2 jogos de garço e faca por pessoa / se for descartável 5 / o mesmo para colher de sobremesa;
Guardanapos: 50 unidades para cada 10 pessoas.

CÁLCULOS IMPORTANTES

Garçon: calcule 1 garçom para cada 15 convidados em coquetéis e 1 garçom para cada 12 convidados em jantares onde os convidados ficam sentados;
Segurança: 1 para cada 20 pessoas em eventos abertos e para um público grande e 1 para cada 50 em eventos mais tranquilos;
Equipe de limpeza: 1 para cada 50 pessoas, fora banheiros (1 para cada);
Lembrancinha: normalmente apenas para mulheres em casamentos e festas de adulto e em festas infantis, para todas as crianças. É bom ter sempre uma margem de 20% a mais;
VALET: sempre dar uma opção de serviço de Valet ou estacionamento conveniado para o cliente.

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Festa de Fim de Ano | Dicas de como Organizar

O tamanho da festa?

Isso está ligado diretamente ao número de funcionários. Enquanto algumas empresas preferem separar as confraternizações por setores, segundo a professora Licia Egger, do curso de Tecnologia em Eventos da Universidade Anhembi Morumbi, essa atitude não é recomendável. É importante que todos sejam incluídos: “Independentemente do investimento na festa, o evento é um meio de comunicação entre a empresa e seus funcionários”. De acordo com Licia, essa é uma oportunidade de o dono do negócio se aproximar dos empregados. “Os colaboradores nem sempre têm a oportunidade de ouvir a voz da empresa, então, quando o presidente levanta um brinde e agradece pessoalmente a todos os integrantes da empresa, até os mais insensíveis se comovem com a demonstração de afeto e importância”, afirma.

A melhor locação?

Algumas empresas preferem manter a comemoração dentro do próprio empreendimento. Outras valorizam uma mudança no ambiente e levam os funcionários a um restaurante ou então fecham um espaço de eventos.

Marta Maria Morettin Agudo, professora do curso de pós-graduação em Administração e Organização de Eventos do Centro Universitário Senac, aposta na necessidade de sair da empresa pra criar um clima descontraído. “Ao fazer a festa dentro do ambiente de trabalho, os funcionários podem se sentir ainda no expediente, impedindo uma maior descontração.”

Entretanto, nem todas as empresas possuem verba para escolher um espaço especializado para a festa. Com isso em mente, Licia explica que a comemoração não precisa ser prejudicada por ser no espaço cotidiano. Para isso, a firma precisa caprichar nos preparativos da festa, fazendo com que o funcionário se sinta valorizado. “O mais importante dessa comemoração é o esforço para deixar claro ao convidado o quanto seu trabalho é importante para a empresa e como ela é grata pelo esforço e pelo comprometimento dos colaboradores.”

Familiares são bem-vindos?

“Funcionários que tenham filhos podem se sentir valorizados por poder levá-los à festa”, diz Licia. “Mas é necessário levar em conta que o ambiente será muito menos intimista com a presença de muitas pessoas externas, o que pode atrapalhar a confraternização.” Ou seja, vai da empresa saber qual clima ela quer proporcionar aos convidados.

No caso de abrir a festa para todos da família, Marta ressalta os cuidados necessários. “Crianças se esgotam facilmente e logo começam a exigir atenção, o que cansa os pais.” A presença dos pequenos implica um rol de atividades meticulosamente planejadas para mantê-las entretidas.

Que tipo de comida servir?

É recomendável oferecer uma refeição completa aos convidados. Isso não só passa aos funcionários a impressão de que a empresa não foi econômica nesse momento de agradecimento dos esforços, como também contribui para amenizar o efeito do álcool.

No entanto, aqueles com orçamento mais apertado não precisam se desesperar. Segundo Marta Agudo, a comida não deve ser sofisticada. Assim, pode agradar a um número maior de pessoas. “É claro que a comida deve ser boa, mas é importante que seja simples.”

A bebida pode ser liberada?

Os drinques são parte importante de qualquer festa de confraternização. Mas, se a empresa oferecê-los sem controle, poderá ser conivente com um comportamento inadequado por parte de quem não têm bom julgamento dos seus limites. Para evitar papelões, Marta recomenda começar a servir as bebidas após o jantar. Segundo ela, é responsabilidade do organizador da festa observar a situação e saber se é ou não o caso de restringir as bebidas.

Licia ressalta que a parcimônia tem outra função importante: muitos funcionários dirigem para casa após a comemoração. Para ela, é melhor investir na qualidade da bebida, em vez de na quantidade.

Como a festa pode ser prazerosa, e não uma obrigação para o funcionário?

Alguma fonte de entretenimento é sempre importante. “Oferecer um bom espaço e comida e bebidas de qualidade não é mais do que a obrigação da empresa”, diz Marta. “Para ir além, é preciso pensar muito bem em maneiras de entreter os convidados, com boa música, mantendo um clima leve e descontraído.”

No caso de não haver verba o suficiente para contratar um serviço de entretenimento, como um show musical ou cômico, a empresa precisará dispor de sua criatividade para proporcionar atividades. Licia frisa a delicadeza com a qual essas ideias devem ser executadas. “Qualquer brincadeira deve ser muito bem pensada para não gerar competitividade e confusão.”

A festa de fim de ano deve ser um prêmio para o funcionário, uma recompensa por um ano de trabalho benfeito. Independentemente de verba, ela não deve passar a impressão de mesquinhez ao convidado. O principal determinante do orçamento será o que a empresa espera da festa. Porém, muito mais importante do que a quantidade de dinheiro gasto é o cuidado com a organização da festa. Ela deve ser planejada principalmente com o intuito de fazer o funcionário se sentir especial e indispensável.

Veja como evitar gafes na festa da empresa

Roupa É importante ser criterioso na escolha. Evite modelos curtos, decotados e transparentes

Convite Caso o convite não seja extensivo à família, vá sozinho. Evite uma saia-justa

Namoro Paqueras acontecem, mas evite demonstrações exageradas

Bebida Nunca exagere na bebida alcoólica. Se não é acostumado a beber, não se deixe levar pela empolgação

Dança Evite coreografias pouco convencionais, que chamam a atenção

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